#19: Zarządzanie zespołem rozproszonym

…czyli razem, a jednak osobno (a może na odwrót?)

Wydawać by się mogło, że zarządzanie zespołem pracującym hybrydowo lub 100% zdalnie to temat, który został już omówiony wszędzie i przez wszystkich. Doświadczenie przymusowego home office uderzyło grubo i zmieniło zasady gry. I choć wiele firm czyni obecnie odwrót od wypracowanego wtedy modelu pracy, to zespoły rozproszone, pracujące ze sobą w 100% online stały się na rynku standardem. Dziś nie będziemy podsumowywać tego co o pracy zdalnej wiadomo, nie będziemy też przekonywać do “jedynego słusznego” modelu. Powiemy natomiast o tym, co sprawdziło się w naszych zespołach. Do dzieła!

Pandemiczne zmiany nie wywróciły nam świata zawodowego z pełną mocą, ponieważ pracowaliśmy z różnych miejsc już w Fixly (czyli zanim to było modne ;p). Cały nasz zespół technologiczny stacjonował we Lwowie, mieliśmy też analityka w Berlinie, zespół biznesowy i produktowca (Agnieszka) w Poznaniu i szefa (Marcin) stale kursującego między Wielkopolską, Lwowem, a Warszawą. Tworzyliśmy całkiem nowy produkt, od zera, od początku właśnie w takim setupie. Bywało trudno, zwłaszcza gdy nie dało się wykorzystać szybkiej przerwy na kawę w kuchni, żeby coś załatwić, ale koniec końców ułożyliśmy sobie tę pracę naprawdę wygodnie. A oto co działało:

1. Stały rytm pracy

Żadne z nas nie jest religijnym wyznawcą scruma, ale wiemy, że odpowiednio wdrożony rytm pracy zespołowej czyni cuda. Daily z całym zespołem developerskim, weekly z managerami, 1:1 z pracownikami i comiesięczny all hands to te spotkania, które nam się sprawdziły i które polecamy. Zespół rozproszony po prostu potrzebuje stabilności i rytuałów, które porządkują dzień. Jeśli im tego nie zapewnisz, możemy się założyć, że zrobią to sami.

2. Przestrzeń na bycie człowiekiem

Może zabrzmieć śmiesznie, ale to bardzo ważny punkt. Kiedy pracujemy z dala od siebie, nie mamy możliwości wspólnie pożartować, pogadać głupot, pośmiać się przy kawie czy papierosie (palenie odradzamy, choć w pracy mocno jednoczy). Dlatego staraliśmy się zawsze zapewnić przestrzeń na tę zwykłą, ludzką wymianę myśli w zespole. I to nieważne czy stworzycie sobie na komunikatorze grupkę do wymiany żartów i memów, czy co tydzień zorganizujecie wspólną kawę online, czy umówicie się, że zawsze pierwsze 5 minut spotkania zespołowego jest po to, żeby rozmawiać o wszystkim innym niż praca - Ty i zespół potrzebujecie przestrzeni do nawiązania relacji wykraczającej poza dowożenie KPIs i projektów.

3. Jasna komunikacja wymagań

O tym, że w erze pracy zdalnej komunikacja is the key na pewno nie musimy przypominać. Kiedy jesteście w różnych miejscach, mówicie w różnych językach, posługujecie się odmiennymi kodami kulturowymi - nieporozumienia będą się zdarzać. Dlatego tak ważne jest, żeby wszyscy rozumieli jaki jest cel, co jest do zrobienia i jakie mamy priorytety. Trzeba o tym mówić (na spotkaniach), trzeba to pokazywać (na komunikatorach) i trzeba o tym przypominać. Miejcie to spisane w takiej formie i miejscu, która będzie dla Was wygodna, ale miejcie. O rozjazdy w pracy zdalnej jest o wiele łatwiej niż, kiedy siedzicie w jednym open space. Warto minimalizować ryzyko przepalonych zasobów przypominając i pokazując cel o jeden raz za dużo niż za mało :)

4. Regularne spotkania na żywo

W Fixly nasz rytm pracy wpisane były podróże. Managerowie kursowali między Poznaniem, Lwowem, Warszawą i Berlinem tak, żeby nie stracić kontaktu z ludźmi z zespołu. Organizowaliśmy sobie wspólne warsztaty i burze mózgów. Jeśli nie było konkretnego problemu do rozwiązania, to po prostu zamykaliśmy się w salce i przechodziliśmy wspólnie strategię czy roadmapę, kombinując co można zrobić lepiej. I oczywiście zdajemy sobie sprawę, że to wszystko było możliwe też dlatego, że pracowaliśmy w dużej firmie, która takie delegacje postrzegała jako dobrą inwestycję. Wiemy, że nie każdy ma taki budżet. Jeśli więc Ty go nie masz - postaraj się zobaczyć zespół raz na kwartał, raz na pół roku, raz na rok - tak, jak możesz. Ale nie odpuszczaj. Wiele z najlepszych naszych pomysłów powstało dlatego, że siedzieliśmy w jednej sali.

5. Nie tylko praca

Oczywiście nasze spotkania offline nie składały się wyłącznie z pracy w biurze. Jeśli masz 1-2 dni w miesiącu, żeby spędzić czas z ekipą, poświęcasz jej więcej niż czas w salce. Przy okazji wizyt wychodziliśmy razem na kolacje, albo staraliśmy się robić coś fajnego - ognisko, gokarty, karaoke czy kolacja. I znów - wiemy, że każdego ogranicza firmowy budżet, ale jest wiele możliwości, żeby spędzić wspólnie czas poza biurem - nawet wspólny spacer działa!

A jak wyglądają Wasze doświadczenia? Co dodalibyście do listy naszych rad?

Dobrego tygodnia i do zobaczenia w środę!
A+M